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【脱・長文】ビジネス文書は「短く、わかりやすく」伝える！実践できる5つの視点
「長い方が詳しく伝わるから問題ない」。そう考えているビジネスパーソンは少なくありません。
しかし、その“丁寧な長文”が、「わかりづらさ」や「読解ストレス」を生み、結果として信頼を損なう原因になっているとしたらどうでしょうか？
特にメール、提案書、報告書など、迅速な意思決定が求められるBtoBのコミュニケーションにおいては、文章の長さは重大なボトルネックになり得ます。
今回は、日々の業務で「ついつい長文になってしまう…」とお悩みの方へ、読み手がスッと理解できる「短く伝える文章術」を、具体的な改善策とともにご紹介します。
目次
あなたの文章、冗長になっていませんか？
以下の2つの文章を比べてみてください。どちらがスムーズに頭に入ってくるでしょうか？
| 比較項目 | 長い文章（リライト前） | 短い文章（リライト後） |
| 例 | 社内で利用しているコミュニケーションツールにおいて、今回のプロジェクトの進捗状況をメンバーに対して、まずは手短に共有させていただきたいと思います。 | 今回のプロジェクトの進捗を、社内ツールで共有します。 |
誰が読んでも、右の方がスッと理解できるはずです。伝わっている情報量に大きな差はありませんが、読解にかかるストレスは段違いです。
この違いは、ズバリ「冗長表現」の排除にあります。
いますぐ実践！「短く、伝わる」ビジネス文章の5つの改善ポイント
読み手のストレスを減らし、成果につながる文章を作るために実践すべき5つのポイントです。
1. 一文を短く言い切る
読点で内容を繋げすぎないことが非常に大切です。
- 目安： 一文の文字数は30字〜60字までを目安にしましょう。
- 実践： 内容を詰め込みすぎず、伝える情報ごとに句点（。）で区切ることを意識してください。
2. 不要な修飾語を削る
表現に深みは増しますが、簡潔さとは両立しません。伝わる文章を目指すなら、潔く削りましょう。
- 見直すべき表現の例：「〜なような」「〜という」「一般的に」「たくさん」「すべて」「じっくり」など
- 自己チェック： 「なくても意味が伝わるか？」という視点で修飾語をチェックし、極力減らします。「丁寧さ」を優先するあまり「〜すること」「〜というもの」といった表現を使いがちですが、これも冗長表現になりやすいので注意が必要です。
3. 接続詞を削る
接続詞は文の流れを示す「ウィンカー」のような役割を果たします。上手く使えばスムーズですが、多すぎると流れを遮り、文章がゴツゴツと読みにくくなります。
- 見直すべき接続詞の例：「だから」「それで」「そこで」「そして」など
- 実践： 基本的に「なくても通じるなら省く」という思考で文章を作成すると、スラスラ読める文章になります。
4. 重複表現を避ける
「頭痛が痛い」のような極端な重複は気づきやすいですが、無意識に使ってしまう表現があります。
- やりがちな重複表現の例：「各項目ごとに」「まず最初に」「すべてを網羅した」
| 誤りやすい表現 | 改善例 |
| 各項目ごとに | 各項目で / 項目ごとに |
| まず最初に | まず / 最初に |
| すべてを網羅した | 網羅した |
5. 見た目を整える（箇条書きの活用）
一文に多くの情報が盛り込まれる場合は、無理に文章にしようとせず、箇条書きや表で整理するのがベストです。
Before（文章）
施策Aでは、集客バナーのクリック率が前月比で1.5倍に改善し、施策Bでは、記事コンテンツ内からサイトの主要ページへの導線が明確になったため、コンバージョン率が20%向上しました。
After（箇条書き）
- 施策A：集客バナーのクリック率が前月比1.5倍に改善
- 施策B：記事コンテンツ内導線の明確化によりCV率が20%向上
【終わりに】成果に繋がる文章を作るために
クライアントや社内向けなど、相手によって「どこまで詳しく伝える必要があるか」は大きく変わります。
報告書や提案書でつい長文になってしまう時は、ぜひ以下のプロセスを試してみてください。
- 一旦思うがままに書いてみる
- （相手の目線になって）自分で見返して半分に削る
伝わる文章は、「どれだけ情報を削ぎ落とせるか」が鍵です。この視点を持ち、読み手の時間とストレスを奪わないコミュニケーションを実践しましょう。
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