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【仕事の基本】「説明が上手い人」と「そうでない人」の決定的な違いとは？
皆さん、こんにちは。
さて、今回は私が痛感した、仕事における最重要スキルのひとつ「説明の仕方」についてお話ししたいと思います。
あなたは大丈夫？「説明下手」の共通点
突然ですが、皆さんは相手に何かを説明するのは得意でしょうか？ 実を言うと、私はとても苦手でした。社会人になってから、上司や先輩に言われた「耳の痛い言葉ランキング」をご紹介します。
- 第1位：「結局、何が言いたいの？」
- 第2位：「質問の意味がちょっと分からないな」
多くの方が、一度は経験があるのではないでしょうか。 以前の私は、マニュアル主体の業務が中心だったため、決まった答えを返すだけで事足りていました。しかし、クライアントワークや複雑なプロジェクトに関わるようになり、自分の「伝える力」の未熟さを思い知らされたのです。
「説明が下手な人」の最大の特徴は「自分都合」
なぜ、一生懸命話しているのに伝わらないのか。その原因は「自分都合」で話していることにありました。
自分が伝えたいことに必死になるあまり、起きた出来事を時系列ですべて話してしまい、結論にたどり着くまでに相手を疲れさせてしまうのです。
- 「実は今こんなことが起きていて、こう対応したのですが、相手の反応がこうで……どうしたらいいでしょうか？」
これでは、聞いている側は「結局どうしてほしいの？」「何を確認したいの？」と混乱してしまいます。
大切なのは、自分の頭の中にある情報を整理せずに出すことではなく、「相手が何を求めているか」を先に考え、結論から話すこと。まずは「上司に何を伝えて、どんなアドバイスが欲しいのか」を自分の中で決めることが第一歩です。
信頼を失うポイントは「事実」と「解釈」の混同
特に注意したいのが、「事実（実際に起きたこと）」と「解釈（自分の主観・予想）」を混ぜて報告してしまうことです。
例えば、こんなやり取りを想像してみてください。
上司： 「あの案件の進捗はどうなっている？」
部下： 「順調です！いけると思います！」
上司： 「（契約が済んだのかな？）……それって、契約締結まで終わったってこと？」
部下： 「いえ、まだです。ただ先方の感触が良かったので……」
上司： 「それなら『検討中』と報告しなさい！」
良かれと思ってポジティブな「解釈」を伝えても、上司が求めているのは次のアクションを判断するための「事実」です。
一方で、事実だけを淡々と伝える「ロボットのような報告」も考えものです。 事実を伝えた上で、「それに対して自分はどう考え、どう動こうとしているのか（解釈）」をセットで提示する。そうすることで、「この担当者はしっかり考えて動いているな」という信頼に繋がります。
結論：報告は「事実が先、解釈が後」を徹底しましょう！
場面による「説明のカスタマイズ」がプロの技
「常に結論（事実）ファーストで話すべきか」というと、実はそうとも限りません。相手によってやり方を変えることが、真のコミュニケーション能力です。
- 社内（上司・チーム）：結論ファースト トラブル対応や意思決定が必要な場面では、スピードが命。まずは結果や現状を端的に伝えるのが鉄則です。
- 社外（クライアント）：ストーリー構築が必要な場合も 商談の冒頭でいきなり「この商品を買ってください！」と結論だけを言っても、相手の心は動きません。背景や課題の共有から入り、徐々に納得感を高めていく構成が効果的なこともあります。
状況に応じて、説明の仕方を**「カスタマイズ」**することが大切です。
おわりに
説明の骨組みを作るのは、最初はとても苦労するものです。 迷ったときは、以下の3つの項目で整理してみることをお勧めします。
- 伝えたい内容・現状（事実）
- 対策・考え・理由（解釈）
- 相手にしていただきたいこと（目的）
そして何より、「自分が理解しきれていないことは、相手には絶対に伝わらない」ということを忘れてはいけません。
私自身、まだまだ修行の身ですが、皆さんと一緒に「説明上手」を目指して成長していければと思います！
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