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2020.07.29

仕事を早く終わらせるための業務効率のコツ

 

春、新入社員や人事異動などで人の入れ替わりがあり、業務の引継ぎや通常とは違う工程が発生するなど仕事の進み方に影響が出ている方も多いのではないでしょうか?

特に今年は新型コロナウイルスの影響もあり、会社によっては休業や在宅勤務によって新しい人材に十分に仕事を教えられなかったという会社も。

そこで今回は、今までのクオリティを下げずに、限られた時間で仕事を早く終わらせるための業務効率のコツをご紹介します。

 

仕事をこなすスピードを上げる心構え5選

作業環境はキレイに整頓する

ものが多い部屋から、ある1つのものを探すのってじかんがかかりますよね?
それと同じで、仕事部屋・会社の机・引き出しの中など業務に使っているものや環境はキレイに整頓しておくと、必要なものを必要な時にすぐ使うことが出来ます。

見落としがちなのは作業を行うPCの中のデータ。
デスクトップに不要なフォルダがたくさんあったり、ダウンロードした資料がそのまま放置されていませんか?
必要なものは使う頻度に合わせてしまう。完全に不要になったものは思い切って処分してしまいましょう。

 

細部にこだわりすぎない

仕事を手を抜いてやれという事ではありません(笑)
もちろん仕事の内容によっては完璧であることが必要なこともあると思います。

ただし仕事を効率よく進めるには、すべての作業を100%完璧に終わらせることにこだわりすぎると、そのタスクはいつまで経っても完了しません。
決まった期限に遅れると「仕事が遅い人」というレッテルがついてしまう事も。

手をかけなければいけえないことには時間をかけ、すぐに終わらせられることは及第点で仕事を完了するという妥協も必要です。

 

優先度の高いタスクを見極める

仕事には、完了するまでに時間がかかるもの・緊急性の高いもの・そこまで重要でないもの・すぐ終わる作業などいろいろなものが存在します。

単純に、依頼が来た順にタスクをこなしていくと、決まった期限までに終わらない仕事が出てきたり、途中で増えたタスクに手を付けられなかったりと、かなり危険な状況になってしまいます。
今自分の抱えているタスクを比べて、優先順位の高いものから早めに着手しましょう。

 

まずは早く終わるor得意な仕事から終わらせる

優先順位が高いからと言って、すごく時間のかかる作業をはじめに行い、5分で終わる作業を後回しにしてしまうのはちょーっと違う感じがしますよね?

仕事は仕事。
ちゃちゃっと終わる作業は他のタスクに影響が出ないうちに早めに終わらせましょう。

 

抱えている業務全体を見て、タスクを抱えすぎないようにする

自分が抱えている仕事が増えすぎてしまうと、何から着手していけばいいのか・いつまでに終わらせればいいのかあいまいになってきます。
仕事は多く引き受けすぎない、万一、手が回らずどうしても決まった期日までに仕事が終わりそうにない場合には他の人に早めに相談して手伝ってもらいましょう。
新しい業務も、引き受けると自分のキャパシティーを超えてしまう場合は、その業務を引き受けられないことを伝えることも大切です。

 

仕事を効率化するアイデア3選

業務の流れを明確化する

1日を通してどの業務を、どの流れで進めていくのかを明確化することによって、万一、その他のタスクが緊急で増えたとしても「じゃあこの業務の間に急ぎのタスクをしよう」と冷静にするべき仕事を認識できます。

 

毎月繰り返し行うことが決まっている作業は、テンプレートを作成する

クライアントへのメールや、毎月作成している資料など、何度も同じ作業をすることが確定しているものはテンプレート(雛形)を作成しておくと便利です。
テンプレートがあると、次にする作業はその型に沿って必要な情報を入れていくだけ。
毎回0から作成するより、ずっと早く仕事を進められます。

 

システムやツールを使って自動化

Excelのマクロ機能やタスク管理ソフトなど、仕事を効率化するためのシステムやツールが無料・有料問わずたくさん存在します。
ただし、選ぶ際には使う目的や環境にあったシステムを見つけることが大切。
業務フローが複雑だったりする場合にはパッケージシステムを導入するのも手かも。

 

 

まずは出来ることを1つずつ試してみよう

誰しも慣れないことをやると、初めのうちは時間がかかってしまいます。
急に新しいことを複数始めてしまうと、仕事を効率化するためのアイデアを試しているつもりなのに、そのせいで通常の業務に支障が出てしまう事も。

ここで大切なのは
いかにいつもの仕事のクオリティを下げず・時間をかけずに業務を完了していくか。
ここで紹介したアイデアを試してみたい方は、まずは今までの仕事に支障の出ない範囲で新しい仕事の仕方を確立していきましょう。

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